Mission

• Assure la collecte, le traitement, la conservation, la recherche et la transmission des documents archives en appliquant les procédures en vigueur

Activités

• Sélectionner et évaluer les dossiers dont la Durée d’utilité Courante (DUC) a expiré dans les services pour archivage selon le Tableau de gestion des dossiers contenu dans le Référentiel d’archivage de PALMCI;
• Collecter, traiter, classer, conserver et communiquer les archives aux services sur demande en appliquant des procédures et consignes spécifiques ;
• Etablir et faire valider les bordereaux de versement par les services propriétaires des dossiers PV de collecte ;
• Organiser le transfert des archives dans les dépôts du Siège, du BAS-CAVALLY et de 2 COSROU ;
• Restaurer les archives;
• Réaliser le récolement et l’inventaire des archives ;
• Repondre aux demandes de consultation des archives ;
• Veiller au respect des conditions de communication des archives ;
• Mettre a jour les dossiers archivés de I’UAI ;
• Optimiser les conditions de stockage et de conservation dans les dépôts d’archives ; i
• Préserver la protection des archives et en contrôler l’état de conservation ; 2
• Assister et conseiller les services a l’organisation des archives et de la documentation ;
• Préparer les dossiers (dépoussiérage, dégrafage, mettre en ordre les pièces constitutives, …) et les numériser ;
• Transmettre les rapports mensuels et les versions numérisées des Bordereaux de versement au supérieur hiérarchique au plus tard le 10 de chaque mois ;
• Indexer les dossiers numérisés dans le Système d’Archivage Electronique (SAE) ;
• Remettre les dossiers archives et reconstitués dans les boites d’archives ou classeurs d’origine ;
• Réaliser l’inventaire et le recollement annuel des dossiers conservés au dépôt ;
• Produire la cartographie des dossiers conservés dans le dépôt d’archives du site ;
• Réceptionner les demandes de communication des dossiers émanant des services et autres usagers (consultations, emprunts) ;
• Etablir le bordereau de sortie des dossiers (PV de sortie des dossiers) en cas d’emprunt et le faire valider par l’Usager ;
• Etablir une fiche fantôme du dossier sorti et la mettre à la place du dossier sorti dans le classeur ou dans la boite d’archives ;
• Mettre à jour la base de suivi des dossiers ;
• Ranger le dossier à sa place initiale en détruisant la fiche fantôme à la fin de la consultation

Compétence requises

Connaissances et compétences techniques

• Bonnes maitrise de la chaine de traitement physique des archives (archivages physique des dossiers)
• Maitrise de l’analyse documentaire
• Bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel)
• Capacité de transmission des rapports dans les délais

Compétences comportementales

• Rigueur
• Discipline
• Méthodique
• Disponibilité
• Sens de l’organisation
• Bonne communication
• Capacité à travailler sous pression

Profil requis

• Formation : BTS en Sciences de l’information et de la Documentation option Archivistique
• Expérience : 3 ans au minimum à un poste similaire.

Dossier de candidature

Le dossier de candidature composé du CV, de la lettre de motivation, d’une copie du/des diplômes, et de la photocopie de la CNI est à déposer à la Direction des Ressources Humaines au plus tard le 30 Juillet 2024 avant 12h30 ou à transmettre à l’adresse électronique suivante : recrutements@palmci.com