Mission

• Assister le Supérieur Hiérarchique au quotidien ;
• Gérer l’accueil des visiteurs du Supérieur Hiérarchique.

Activités principales

• Gérer l’agenda du DUAI ;
• Rédiger les comptes rendus de réunions, les rapports d’activités ou tout autre document à la demande du Directeur où de ses collaborateurs ;
• Gérer le planning de rencontres et de déplacements du Directeur ;
• Veiller à l’organisation des réunions ;
• Assurer la réception ou lexpédition du courrier, son enregistrement et sa transmission (réalisation de mailing ou de publipostage) ;
• Traiter, exploiter et suivre la circulation de linformation (correspondances courantes, affaires spécifiques) ;
• Gérer les fournitures de bureau : suivre les stocks, effectuer les commandes de fournitures de bureau, les réceptionner et les mettre à la disposition du personnel ;
• Assurer la classification et l’archivage des documents de la direction ;
• Compiler et diffuser sous forme de tableaux les informations fournies spécifiques par les unités ;
• Recevoir et filtrer les communications téléphoniques ;
• Accueillir, informer et orienter le personnel et les usagers ;
• Orienter les interlocuteurs après analyse de leurs besoins du moment vers les personnes susceptibles de répondre aux mieux à leurs sollicitations ;
• Gérer matériellement les contacts de son Chef (prise de rendez-vous) ;
• Exécuter toutes autres tâches à la demande de sa hiérarchie ;
• Informer son responsable des problèmes rencontrés lors de l’exécution des tâches.

Compétences

Connaissances et compétences techniques

• Bonne connaissance du fonctionnement d’une Unité Agricole ;
• Bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Excellente capacité rédactionnelles ;
• Bonne maitrise des techniques et outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) ;
• Parfaite maitrise de l’utilisation des moyens de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique… ) ;
• Excellente expression orale ;
• Maîtrise et pratique de l’anglais.

 Compétences comportementales

• Sens élevé de la confidentialité ;
• Sens de l’organisation ;
• Capacité à prendre des initiatives ;
• Esprit d’analyse et de synthèse ;
• Bonne présentation ;
• Flexibilité ;
• Ponctualité ;
• Autonomie ;
• Disponibilité.

Profil requis

• Formation : BTS ou DUT en Secrétariat, Assistanat de Direction, Gestion des Entreprises et des Administrations, ou équivalent.
• Expérience : 2 ans de pratique en secrétariat/ assistanat de Direction dans une entreprise.

Dossier de candidature

Le dossier de candidature composé d’un CV, d’une lettre de motivation, de la photocopie de la CNI et d’une copie du / des diplômet(s) est à transmettre à la Direction des Ressources Humaines au plus tard le 24 Octobre 2023 avant 12h30 ou par message électronique à : recrutement@palmci.com.